Certidão negativa é o documento que comprova que a empresa não tem débitos pendentes perante determinado órgão. Ela costuma ser lembrada no pior momento: quando já é urgente.
Os principais tipos
- Federal — débitos tributários federais e dívida ativa da União, incluindo contribuições previdenciárias
- Estadual — tributos estaduais, especialmente ICMS
- Municipal — tributos municipais, especialmente ISS
- FGTS — regularidade dos depósitos
- Trabalhista — ausência de débitos em execuções trabalhistas
Quando são exigidas
- Participação em licitações e contratos com o poder público
- Obtenção de financiamento e linhas de crédito
- Contratos com grandes empresas, que exigem comprovação do fornecedor
- Operações societárias, venda ou incorporação
- Distribuição de lucros em algumas situações
Certidão positiva com efeito de negativa
Quando existe débito, mas ele está parcelado, suspenso por decisão judicial ou garantido, a empresa obtém uma certidão positiva com efeito de negativa — que vale como comprovação de regularidade para a maioria das finalidades.
Por isso parcelar um débito, mesmo sem quitá-lo, restabelece a capacidade de contratar.
O erro de deixar para depois
Certidão tem prazo de validade. Descobrir a pendência no dia em que o contrato precisa ser assinado costuma inviabilizar o negócio, porque a regularização leva tempo.
Como se organizar
Emita as certidões periodicamente, mesmo sem necessidade imediata. É a forma mais simples de descobrir pendência cedo, quando ainda há tempo de resolver.
Inclua a emissão periódica de certidões na rotina de acompanhamento com o seu contador.