Trocar de contabilidade é decisão comum e legítima. O que costuma dar errado não é a decisão, é a transição mal conduzida.
Antes de comunicar a troca
- Verifique pendências contratuais e prazo de aviso prévio
- Levante o que está em andamento — parcelamentos, processos, obrigações do mês
- Escolha o novo prestador antes de encerrar o atual, evitando período sem cobertura
- Defina a data de corte com clareza: qual competência cada um encerra
Os documentos que devem ser transferidos
- Escriturações contábeis e fiscais dos períodos não prescritos
- Arquivos digitais transmitidos ao fisco
- Balancetes e demonstrações
- Guias recolhidas e comprovantes
- Documentos societários
- Informações de folha e histórico dos empregados
- Controles de parcelamentos ativos
O ponto crítico: prazo de guarda
Documentos fiscais e trabalhistas têm prazos legais de guarda. A responsabilidade pela conservação é da empresa, não do escritório. Sair sem receber o acervo cria um problema que aparece na primeira fiscalização.
A transição do certificado digital
Revogue os acessos do escritório anterior e conceda ao novo, com procuração eletrônica adequada. Deixar acesso antigo ativo é risco desnecessário.
O que fazer se houver resistência na entrega
A documentação da empresa pertence à empresa. Formalize a solicitação por escrito, com prazo. Persistindo a recusa, o conselho profissional e a via jurídica são caminhos disponíveis.
O período de adaptação
O novo prestador precisa de tempo para entender o histórico. Prepare-se para responder perguntas sobre operações passadas.
Formalize a entrega de documentos com recibo detalhado. Isso evita disputa futura.